Tandis que 89% des entreprises déclarent ne pas exploiter de manière optimale la dématérialisation de leurs documents RH, ce virage technologique est pourtant avantageux à plus d’un titre. Tant pour l’entreprise que pour l’employé. D’autant que la loi Travail instaurée en 2017 donne le feu vert à la dématérialisation. Depuis le 1er janvier 2017, les employeurs peuvent légalement proposer à leurs salariés de dématérialiser leurs fiches de paie. Un virage que n’ont pris que peu d’entreprises et qui s’avère pourtant bénéfique.
Dématérialisation des documents RH : les bénéfices pour l’entreprise
Les bulletins de salaires peuvent à présent être transmis au salarié sous forme électronique, pour autant que des conditions de sécurité et de confidentialité soient assurées par l’employeur. La dématérialisation des documents RH porte en premier lieu sur les fiches de paie mais pas seulement : notes internes, notes de frais, relevés d’heures, bulletins d’intéressements, contrat de travail… Tous ces documents peuvent être enregistrés, compilés, transmis et consultés via une plateforme web externe sécurisée comme sur un intranet.
Quels avantages pour l’entreprise ?
- Un gain de temps considérable dans l’édition, l’envoi, la gestion, l’archivage, le traitement des documents
- Une réduction des coûts liés à la gestion des documents
- La possibilité de se focaliser sur des missions plus stratégiques pour l’entreprise et le département RH
- Une prise d’informations facilitée concernant chaque collaborateur : tous les documents en rapport avec la vie du salarié dans l’entreprise sont centralisés et l’accès aux données et de facto plus rapide et plus simple
- Les erreurs de saisie sont réduites à leur minimum
- La marque employeur s’en trouve bonifiée, renforcée, car elle s’appuie sur des dispositifs technologiques modernes et performants
Aussi, la dématérialisation des documents RH répond à une problématique forte de la part des entrepreneurs des TPE/PME qui sont 42% à déclarer crouler sous de la paperasse dont ils n’arrivent pas à se dépêtrer.
Ce virage technologique est également nécessaire dans la mesure où il assure l’entreprise de bénéficier d’une solution qui favorise une meilleure collaboration. L’information tourne en temps réel, est consultable n’importe quand, et facilement.
Des avantages côté salariés
En ces temps d’employee experience, la dématérialisation des documents RH est une aubaine pour le salarié. Elle améliore cette fameuse « expérience salarié » en lui facilitant la tâche. En rendant plus simple la recherche d’informations, en supprimant les contraintes liées à l’archivage de tous ses bulletins de paie, depuis son entrée dans l’entreprise jusqu’à son départ en retraite.
D’ailleurs, 79% des salariés se déclarent en faveur d’un outil de dématérialisation en ligne et sécurisé. Une attente forte à laquelle les entreprises doivent être en mesure de répondre.
Quels avantages pour l’employé ?
- Un accès simple, facilité, immédiat, accessible 24/24 et 7/7 à toutes ses informations personnelles RH
- Une meilleure expérience salarié, un plus fort engagement envers l’entreprise
- Le risque de perte des documents, surtout des bulletins de paie est réduit à néant (25% des Français ont déjà perdu des fiches de paie)
- Une « coffre-fort » digital sécurisé consultable tout au long de sa carrière, même en changeant d’employeur via le Compte Personnel d’Activité
- Grâce aux options de partage, les démarches administratives sont facilitées
Face à autant d’avantages, difficile pour ne pas dire impossible pour les entreprises de ne pas s’y mettre. Près de 80% des employés sont favorables à la dématérialisation. Mais énormément de chemin reste à parcourir puisqu’en 2017, seulement 10% des entreprises ont pris ce virage.