dématérialisation, notes de frais

59% des entreprises françaises n’ont pas encore d’outils de dématérialisation des notes de frais. Pourtant, les gains sont plus que conséquents pour l’employeur et les salariés. D’autant que la loi autorise désormais à ne plus compiler uniquement les justificatifs papier mais les vieilles habitudes demeurent encore.

Les notes de frais papier diminuent la performance de l’entreprise

C’est un sondage réalisé par l’institut OpinionWay qui fait la lumière sur le fait que les salariés français passent un temps démesuré à traiter leurs notes de frais papier. Ils y passent ainsi près de 30 minutes par jour en moyenne. Et près de 25% d’entre eux y consacrent près de 45 minutes par jour.

Car les anciennes habitudes existent encore. 95% des salariés français conservent la totalité des justificatifs papier et factures de leurs dépenses professionnelles : déplacements, hôtels, restaurants, carburants, fournitures diverses…

27% d’entre eux les conservent eux-mêmes et 73% les transmettent au service en charge de la gestion des notes de frais de leur entreprise. Une tendance encore plus forte pour les plus grandes structures de 800 salariés et plus. Dans ce cas, ce sont 85% des salariés qui transmettent l’épaisse liasse de factures et justificatifs de paiement au service concerné.

Les conséquences sont négatives :

  • Le salarié doit souvent avancer les frais sur ses propres fonds personnels
  • Le temps à compiler, calculer et transmettre les notes pourrait être affecter à d’autres tâches
  • Le service compta/finance croule littéralement sous la paperasse

Un process loin d’être smart ou agile. Alors que des solutions performantes existent et que la loi du 22 mars 2017 autorise la dématérialisation des notes de frais en permettant aux entreprises de conserver les justificatifs de paiement en version numérique.

La note de frais dématérialisée, un avantage pour tous dans l’entreprise

En optant pour des outils tels que ceux commercialisés par la startup Spendesk ou Concur, la gestion de la note de frais s’affranchit de tous ces écueils et devient même un avantage compétitif pour l’entreprise. Se présentant sous la forme d’application à télécharger sur son smartphone ou tablette, ces outils digitaux permettent d’abolir la note de frais papier. De transmettre en temps réel les frais engagés par l’employé au service comptabilité. De maîtriser son budget de dépenses professionnelles.

D’ailleurs, le sondage d’OpinionWay met en lumière les avantages de ces solutions perçus par les employés :

  • le gain de temps pour 42%
  • le fait d’être remboursé rapidement à 38%
  • l’assurance d’être remboursé à 31%

Ces outils peuvent même s’accompagner de cartes de paiement virtuelle. Prépayées ou non, plafonnées ou non. Dans un cas comme dans l’autre l’employeur maîtrise sa trésorerie et le salarié n’a plus à avancer les frais qu’il engage.

La dématérialisation des notes de frais va vite devenir un enjeu majeur pour la performance de l’entreprise. Meilleure trésorerie, meilleure gestion des dépenses des salariés, gain de temps. Même son de cloche côté salarié qui profite des solutions digitales pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur-ajoutée. D’ailleurs, 83% des salariés interrogés se disent déjà très favorables à l’implémentation d’une telle solution dans l’entreprise. Les employeurs ont tout à gagner à franchir le pas. Il en va de la performance de l’activité